Untuk menjalankan suatu manajemen dibutuhkan suatu sistem untuk mengatur data atau informasi agar proses dalam manajemen dapat berlangsung secara berkesinambungan dan teratur. Sistem ini juga harus dapat membantu menyeleksi mana data yang dibutuhkan karena dalam prosesnya ada data yang tidak dibutuhkan di dalam atau di luar lingkungan perusahaan, sehingga sistem ini mampu mendukung dalam pengambilan keputusan dan mengontrol jalannya perusahaan. Sistem ini nantinya disebut dengan Sistem Informasi (SI).

DEFINISI SISTEM INFORMASI

Sistem informasi dapat diartikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses, dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. SI ini nanti akan membantu para pengelola dan staf perusahaan untuk menganalisa permasalahan, memvisualisasikan ikhtisar analisa melalui grafik-grafik dan tabel-tabel, serta memungkinkan terciptanya produk serta layanan yang baru.

SI yang baik tentu memiliki sistematika yang jelas, ringkas, dan sederhana. Mulai dari tahap pemasukan data, pengolahan dengan prosedur yang ditentukan, penyajian informasi yang akurat, interpretasi yang tepat dan distribusinya. Membangun SI bukan sekedar membuat prosedur lama menjadi otomatis, tetapi menata dan memperbarui bahkan menciptakan aliran data yang baru yang lebih efisien, menetapkan prosedur pengolahan data yang baru secara tepat, sistematis, dan sederhana, menentukan model penyajian yang informatif dan standar, serta distribusi informasi yang efektif.

 Dalam membangun SI, juga dibutuhkan sistem manajemen data yang efektif, sehingga data yang terkumpul dapat diolah, dieksplorasi secara optimal, aman dan tepercaya serta penghapusan pada saat yang tepat agar sistem dapat bekerja dengan maksimal tanpa terbebani oleh data yang kadaluwarsa.

Agar SI tersebut dapat beroperasi secara optimal, maka dibutuhkan teknologi informasi (TI) yang telah terbukti memiliki kinerja yang sangat unggul. Digunakannya TI sebagai basis pembangunan SI akan memberi jaminan lancarnya aliran data dan informasi serta akuratnya hasil pengolahan data. Apalagi bila implementasi TI diikuti dengan instalasi jaringan, maka distribusi informasi akan berlangsung secara cepat dan dinamis. SI harus memiliki keunggulan kompetitif seperti singkatnya prosedur, kecepatan respons, kemudahan transaksi dan kemudahan untuk diperbaharui baik prosedur, data maupun model penyajiannya. Untuk memahami di mana posisi SI dalam proses kegiatan manajemen, perlu terlebih dahulu dibahas mengenai empat fungsi manajer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian. Jadi dapat dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses. Proses merupakan suatu cara sistematik yang sudah ditetapkan untuk melakukan kegiatan.

 Dengan merujuk pada definisi di atas, maka manajemen berarti suatu proses yang menekankan keterlibatan dan aktivitas yang saling terkait untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

1. Perencanaan

merupakan proses di mana manjer secara matang dan bijaksana memikirkan dan menetapkan sasaran serta tindakan berdasarkan beberapa metode yang diperlukan untuk mencapainya. Perencanaan ini sangat penting karena menjadi pedoman untuk menjawab problematika, seperti:

a) Bagaimana organisasi memperoleh dan mengolah sumber daya untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan?

 b) Bagaimana anggota organisasi melakukan aktivitasnya?

 c) Apakah dasar untuk melakukan pengendalian dan penilaian tingkat pencapaian sasaran?

2. Pengorganisasian

 Pengorganisasian adalah proses untuk menata dan mengalokasikan pekerjaan dan sumber daya manusia serta pendistribusian wewenang, sehingga sasaran organisasi dapat dicapai. Pengorganisasian perlu memperhatikan sasaran organisasi karena sasaran yang berbeda akan memerlukan pengorganisasian yang berbeda pula.

3. Kepemimpinan

 Kepemimpinan seorang manajer dapat dilihat dari sejauh mana ia mengarahkan, mempengaruhi, dan memotivasi karyawan untuk melakukan pekerjaannya.

4. Pengendalian Pengendalian merupakan proses untuk memastikan bahwa aktivitas organisasi yang sedang atau telah berlangsung sudah benar serta sesuai dengan metode dan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya

SIKLUS INFORMASI

 Informasi menjadi penting, karena berdasarkan informasi itu para pengelola dapat mengetahui kondisi obyektif perusahaannya. Informasi tersebut merupakan hasil pengolahan data atau fakta yang dikumpulkan dengan cara tertentu. Informasi disajikan dalam bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan untuk menambah wawasan bagi pemakainya guna mencapai suatu tujuan. Sebagai contoh, data dapat berupa nama karyawan, jumlah jam kerja, dan lain sebagainya. Jika banyaknya jam kerja dikalikan dengan besarnya upah per jam, maka akan diperoleh gaji kotor. Jika seluruh gaji kotor tersebut dijumlahkan, maka akan diperoleh total gaji kotor. Setelah pemrosesan dilakukan terhadap data, maka akan diperoleh informasi yang dapat mengungkapkan tentang gaji kotor per karyawan dan total biaya gaji yang harus disediakan oleh perusahaan. Informasi tersebut diperlukan sebagai dasar pertimbangan para pengelola organisasi dalam mengambil keputusan manajerial dan strategis.

Pengolahan data menjadi informasi itu merupakan suatu siklus, yang terdiri dari tahap-tahap sebagai berikut.

1. Pengumpulan data. Pada tahap ini dilakukan suatu proses pengumpulan data yang asli dengan cara tertentu, seperti sampling, data transaksi, data warehouse, dan lain sebagainya yang biasanya merupakan proses pencatatan data ke dalam suatu file.
2. Input. Tahap ini merupakan proses pemasukan data dan prosedur pengolahan data ke dalam komputer melalui alat input seperti keyboard. Prosedur pengolahan data itu merupakan urutan langkah untuk mengolah data yang ditulis dalam suatu bahasa pemrograman yang disebut program.
3.  Pengolahan data. Tahap ini merupakan tahap di mana data diolah sesuai dengan prosedur yang telah dimasukkan. Kegiatan pengolahan data ini meliputi pengumpulan data, klasifikasi (pengelompokkan), tabel maupun grafik, penyimpanan dan pembacaan data dari tempat penyimpan data.
4.  Pencatatan data masukan (recording/capturing) Data harus dicatat dalam beberapa bentuk sebelum diproses. Proses pencatatan ini tidak hanya terjadi pada tahap pembuatan atau distribusi saja, tetapi dapat terjadi pada seluruh siklus pengolahan Output. Hasil pengolahan data akan ditampilkan pada alat output seperti monitor dan printer sebagai informasi.
5.  Distribusi. Setelah proses pengolahan data dilakukan, maka informasi yang dihasilkan harus segera didistribusikan. Proses pendistribusian ini tidak boleh terlambat dan harus diberikan kepada yang berkepentingan, sebab hasil pengolahan tersebut akan menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan atau menjadi data dalam pengolahan data selanjutnya